Projektarbetsgrupper och rutiner

Förhoppningsvis är det en stimulerande uppgift att dela med sig av sin egen kompetens inom något av projekten till ett resultat som kan komma såväl den egna förvaltningen som andra till nytta. Det är lärorikt och utvecklande att medverka i en arbetsgrupp och kan ses som ett led i den egna kompetensutvecklingen.

När du deltar i ett projekt är du med i projektets alla faser:

Arbetsgruppen

Projektarbetsgrupperna bemannas av personer från miljöförvaltningarna/miljöförbunden, länsstyrelsen och arbets-och miljömedicin.  Arbetsgrupperna bör varken vara för små eller för stora, en lämplig grupp består av 6 – 8 personer. Vi eftersträvar en samansättning av gruppen med hänsyn till kompetens, år i yrket, kommunstorlek, könsfördelning mm.

Tidsåtgång

Tidsåtgången för att medverka i projekten bedöms innebär 1 – 4 veckors arbetsinsats beroende på projektets längd och karaktär (60 timmar per år, kanske något mindre eftersom vi har många digitala arbetsmöten).

Projektmöten

Under projektets gång har vi projektarbetsmöten, digitala möten och eventuellt ett studiebesök om det passar. Mellan projektarbetsmötena kan det förekomma eget arbete. Vid mötena deltar Miljösamverkans projektledare, vilka också ansvarar för de administrativa uppgifterna till exempel  kallelser, lokalbokning och minnesanteckningar. En del skrivarbete förekommer även för projektdeltagarna, till exempel sammanställning vid tillsyns- och kontrollprojekt samt arbete med den avslutande projektrapporten. För projekten använder vi Teams som projektplattform. Där kan vi hålla kontakten via chatten och samla gemensamma dokument. Färdigt material läggs ut på Miljösamverkan Skånes hemsida.

Projektplan

Arbetsgruppen börjar alltid med att ta fram en projektplan utifrån den projektbeställning som finns i verksamhetsplanen. I projektplanen specificeras tydligt vad som ska göras inom projektet bland annat genom syfte, mål, avgränsningar och en tids-och aktivitetsplan. Projektplanen ska godkännas av miljösamverkans styrgrupp.

Projektrapport

Rapporter och skrivelser från arbetsgrupperna som innehåller bedömningar eller ställningstagande med riktlinjer eller rekommendationer ska underställas beredningsgruppen eller styrgruppen för granskning och godkännande innan publicering får ske. I de fall deltagarna i arbetsgrupperna är oense om till exempel bedömningar ska detta lyftas till beredningsgruppen som kan stötta gruppen.